10 способов улучшить ваши электронные письма

10 способов улучшить ваши электронные письма

За последние несколько лет я помог многим предпринимателям и продавцам настроить их электронные письма, чтобы получать больше ответов. В этой статье вы познакомитесь с десятью простыми практическими правилами, основанными на опыте моей еженедельной рассылки.

1. Избегайте сложных показателей

Большинство людей не хотят или не могут производить в уме математические вычисления. Если у вас есть важный показатель, подайте его в простейшем виде.

Неправильно:

«Наш журнал попадает на 50000 прилавков ежемесячно и в последнее время дает средний отклик 1,46%».

Правильно:

«Реклама в нашем журнале даст вам дополнительно 750 клиентов к Рождеству».

2. Избавьтесь от бизнес-жаргона

Я уже обращал на это ваше внимание, но стоит повторить еще раз. Огромные абзацы, полные корпоративного жаргона, никого не впечатляют и могут сделать ваше сообщение невразумительным.

Неправильно:

«Наш процесс предоставляет революционные решения: мы можем использовать опыт тех, кто знает больше всего о вашем бизнесе – ваших людей. Наша компания создает среду, в которой ваши люди будут работать открыто и совместно. После того, как доверие установлено, мы с помощью сочетания логики и интуиции бросим вызов мышлению, которое часто ограничивает производительность. Результат: нахождение реальных решений, казалось бы, нерешаемых проблем. Это революционное решение, которое часто появляется после одного смелого вопроса, заряжает энергией и объединяет все заинтересованные стороны».

Правильно:

«Мы поможем организовать совместную работу ваших сотрудников».

3. Сосредоточьтесь на том, что значимо для клиента

Большинству клиентов не интересно, что и как вы делаете. Все они хотят знать, что ваш продукт или услуга значит для них и их бизнеса.

Неправильно:

«Наши клиенты хотят уменьшить неопределенность, связанную с запуском нового продукта или услуги. Они нанимают нас, чтобы обеспечить последовательность выполнения процесса и проконтролировать успешный вывод нового продукта или услуги на рынок. В чем заключается уникальность нашего подхода? Мы будем лидерами в управлении процессом и поддержании ответственности членов команды, чтобы проект завершился в срок и в рамках бюджета; наставниками, руководящими командой; и исполнителями, работающими вместе с командой, чтобы обеспечить дополнительные ресурсы, необходимые на протяжении всего процесса. Мы посвятили наши карьеры запуску новых продуктов и, в отличие от других консалтинговых фирм, не рекомендуем ничего, что мы не могли бы выполнить сами».

Правильно:

«Мы, опытные консультанты с большим послужным списком, помогаем компаниям вывести на рынок новые продукты и услуги».

4. Измените (и еще раз отредактируйте) для ясности

Сложные предложения создают впечатление, что вы не слишком рассудительны. Отредактируйте сообщение так, чтобы его легко было понять. Если у вас с этим проблемы, наймите редактора.

Неправильно:

«Наши клиенты экономят деньги, защищая свою конфиденциальную информацию и ИТ-системы. Выбирая наши услуги, они получают уникальный по надежности подход, используемый швейцарскими банками в ИКТ-решениях».

Правильно:

«Наши клиенты экономят деньги и снижают риски, храня свои конфиденциальные данные и приложения в нашей безопасной среде. В ней они защищены с помощью методов, которые используют швейцарские банки, чтобы их вкладчики оставались неизвестными».

5. Избегайте чрезмерной заинтересованности

Восклицательные знаки и несколько призывов к действию сделают вас слишком заинтересованным и отчаявшимся. Вместо этого стремитесь выглядеть профессионально, но не высокомерно.

Неправильно:

«Я заинтересован в беседе с вами о нашем решении! Для получения более подробной информации, пожалуйста, свяжитесь со мной, и я устрою онлайн-презентацию! (Я также пытаюсь дозвониться вам!)».

Правильно:

«Вы занимаетесь рассмотрением предложений от поставщиков?».

6. Замените проценты текстом

Если вы хотите быть ясным, насколько возможно, переведите количественные преимущества в легко понятные слова и фразы.

Неправильно:

«Наши преимущества включают в себя снижение запасов на 50% и увеличение производительности труда персонала магазина на 100%».

Правильно:

«Наша система поможет сократить ваши запасы наполовину и вдвое повысить производительность сотрудников магазина».

7. Никогда не лгите клиенту

Вы можете думать, что вы опытный и ловкий продавец, но клиенты могут сказать, что вы лжете. Сообщение ниже служит прекрасным примером того, что продавец, конечно, рад слышать, как его конкурент, компания XYZ, облажалась.

Неправильно:

«Когда мы встречались на прошлой неделе, вы сказали, что недовольны вашей компанией по доставке воды. Мне жаль, что XYZ не может предоставить вам услугу, которой вы заслуживаете».

Правильно:

«Когда мы встречались на прошлой неделе, вы сказали, что недовольны вашей компанией по доставке воды. Наша компания может предоставить вам лучший сервис по более низкой цене».

8. Старайтесь минимально озадачивать клиентов

Клиенты, как правило, слишком заняты, чтобы выделить какому-то незнакомцу большой блок своего времени, особенно если встреча предполагает привлечение нескольких руководителей. Вы получите лучший результат, если попросите о минимальном участии, которое позволит продвинуться на шаг вперед к продаже.

Неправильно:

«Я прошу вас выделить час своего времени, чтобы я мог на месте сделать анализ вашей системы и затем обсудить наши предложения с вашей исполнительной командой».

Правильно:

«Чтобы предложить вам правильное решение, мне нужно провести предварительный анализ вашей системы. Не могли бы вы запланировать его на ближайшее время?».

9. Сразу поясните суть своего предложения

Клиенты не хотят читать подробный анализ своего бизнеса и состояние их отрасли. Они хотят знать, почему они должны потратить на вас свое драгоценное время, так что объясните им это как можно быстрее.

Неправильно:

«В последние годы было много написано о росте предложения гостиниц, что в результате привело к снижению цен на номера. Hotels.com опубликовал цифры, показывающие, что цены упали на 17% в течение последних 3-х лет. Заполнение номеров, таким образом, становится все более важным для поддержания уровня прибыли. Однако есть и другие пути для защиты финансовых результатов. Наша компания – международная сеть, объединяющая более 750 консультантов, специализирующихся на сокращении нестратегических расходов, таких как уборка, страхование, связь, офисная техника и т.д., чтобы увеличить вашу прибыль».

Правильно:

«Мы можем показать вам, как сократить расходы без снижения качества ваших услуг. Более того, вы сможете непрерывно улучшить эти услуги, делая свои отели еще более привлекательными для гостей».

10. Не пользуйтесь пышными метафорами

Если вам необходимо использовать метафоры, используйте те, которые имеют смысл. Например, оригинальное сообщение ниже рассказывает о скрытой камере, которая предоставляет вам «волшебный миг». Спасибо, но мне это не нужно.

Неправильно:

«С помощью одного клика мыши каждый – от генерального директора до менеджера отдельного магазина – увидит момент общения клиентов и сотрудников. Мы предлагаем технологию использования скрытой камеры, чтобы не пропустить тот волшебный миг, когда клиент входит в двери вашего магазин. Теперь вам будет легко управлять изменениями, потому что вы сразу будете узнавать обо всем, что происходит. Сотрудники будут улучшать свою работу с клиентами, иначе им придется искать другую работу. Наши клиенты в среднем повышают стандарты обслуживания клиентов на 10-50%».

Правильно:

«Наши клиенты нанимают нас, чтобы увидеть свой бизнес глазами клиентов. Благодаря использованию нашего решения – скрытой камеры – значительно повышается удовлетворенность клиентов».

Автор: Джеффри Джеймс (Geoffrey James)
Источник