Эффективный e-mail процесс

Не пропустите! Новый мастер-класс: «Разработка предложения ценности, обеспечивающего конкурентное преимущество без скидок и демпинга»

Эффективный e-mail процесс

«У меня проблема с электронной почтой», – недавно сказала мне Джейн, адвокат. «Я открываю Outlook, намереваясь быстренько проверить свою электронную почту. Но потом я читаю письмо со ссылкой, перехожу по этой ссылке и теряюсь в Интернете на несколько часов».

«А я получаю очень много почты по своей работе. Я всегда должна быть на связи, – продолжила Джейн: «Что мне делать?».

Я считаю, что при большом объеме электронной почты, лучше заниматься ею по расписанию в течение дня, чем сразу читать каждое входящее письмо.

Сначала Джейн, как и большинство юристов и многих других людей, которых я знаю,  считала, что она должна была быть доступна по электронной почте постоянно. Но, подумав, она призналась, что никто не заметил бы, если бы она какое-то время отсутствовала. Делать часовые перерывы в просмотре e-mail в течение дня – хороший способ освободить себя для другой, более вдумчивой работы.

Но Джейн требовался еще более радикальный метод. Я экспериментировал с «почтовым» процессом и хочу поделиться несколькими правилами и простыми инструментами, которые помогают мне оставаться продуктивным и эффективно работать со своей электронной почтой. Когда вы попробуете пройти процесс в первый раз, вы можете потратить несколько часов, так как вам может потребоваться большая уборка. Но потом вы сможете двигаться очень быстро. Обычно я отвожу для электронной почты по 30 минут утром, в середине и ближе к концу дня. Вот как я использую это время:

1. Написать: Я запускаю таймер и начинаю с написания писем, которые я запланировал отправить. Это обычно приглашения на будущие мероприятия, благодарственные письма, а также планирование и другие запросы. Я делаю их в первую очередь, т. к. если кто-то ответит немедленно, у меня будет время на ответ в текущей 30-минутной сессии.

2. Удалить: Далее, я быстро просматриваю колонки «тема» и «от кого» электронной почты в своем почтовом ящике и сразу же удаляю те, на чтение которых я точно не буду тратить время, в том числе, рекламу и спам. Этот шаг занимает несколько секунд, но резко снижает объем электронной почты.

3. Ответить: Я делаю все возможное, чтобы ответить на каждое письмо, которое приходит лично мне, даже если это означает просто написать «Спасибо». Чтобы не думать, на какие письма ответить в первую очередь, я начинаю с самых свежих. На этом шаге я не перехожу ни по каким ссылкам в письмах и не читаю длинных статей. Я оставлю это на 5-й этап.

4. Сохранить: Если я открыл письмо, я уже не оставляю его в папке «Входящие». Я обнаружил, если я оставлял письма во входящих, я вновь перечитывал их каждый раз при запуске почтового клиента. И каждый раз я вынужден был тратить время, пытаясь решить, как с ним поступить. Так что я либо удаляю письмо, либо перемещаю его в другую папку. Я создал несколько папок: «Ожидающие», «К прочтению», «Когда-нибудь», «Путешествия» и т. д. Каждый раз, когда я вхожу в почту, я пытаюсь очистить свой почтовый ящик.

5. Читать и идти по ссылкам: вплоть до окончания 30-минутного периода, я иду в указанные в п. 4 папки, читаю перемещенные туда письма, в т.ч. перехожу по ссылкам.

Конец: Когда звучит мой «будильник», я сразу закрываю почтовую программу и не  возвращаюсь к электронной почте — на любом устройстве — до моей следующей 30-минутной сессии.

Нужно заметить, я стараюсь никогда не использовать электронную почту, чтобы дать кому-то отрицательную обратную связь. И я редко реагирую на отрицательную обратную связь, полученную мной по электронной почте. Электронная почта является отличным инструментом для транзакционных разговоров («Где мы пообедаем?»), обмена информацией («Вот этот файл, который ты должен посмотреть»), или выражения признательности («Вы говорили убедительно на этой встрече, я тронут вашей поддержкой. Спасибо!). Для чего-либо большего лучше встретиться лично. Я также делаю все возможное, чтобы никогда не возвращаться в переписке к одной теме больше, чем два или три раза. Если все зашло так далеко, как правило, лучше поднять трубку телефона.

Есть несколько банальных почтовых инструментов, которые я нашел полезными для быстрой работы с электронными письмами:

Подписи и шаблоны: Большинство почтовых программ имеют возможность создать несколько подписей, из которых вы можете выбрать подходящую для каждого письма. Я настроил несколько подписей и использую их. Кроме того, у меня есть стандартные шаблоны ответа людям, которые хотят устроиться на работу в моей компании; просят меня оставить рецензию на их книги; выразить признательность за мою статью и т.д. Я часто индивидуально их редактирую, но основная часть моего ответа уже готова.

Правила: Большинство почтовых программ также включают правила, с помощью которых можно автоматически перенаправлять письма, соответствующие определенным критериям, непосредственно в другие папки. Например, когда я посылаю по почте еженедельную ссылку на свою новую статью, я получаю по несколько автоматических ответов «нахожусь вне офиса». Я создал правило, которое отправляет все электронные письма с текстом «вне офиса» в теме письма непосредственно в корзину. Таким образом, мне не придется тратить время на их обработку.

Таймер: Таймер важен, чтобы держаться в пределах 30-минутного периода времени. Пока я не использовал таймер, я легко выходил за рамки.

Если вы похожи на меня и Джейн — если вы обнаружили, что электронная почта обладает способностью высасывать ваше время и убивать производительности труда — поэкспериментируйте с этим процессом, настроив его под себя. Простые правила отличают полезный инструмент от пожирателя вашего времени.

Автор Питер Брегман (Peter Bregman)
Источник blogs.hbr.org


Подпишитесь на наши уникальные статьи по управлению бизнесом!

Журнал "Управляй будущим"
Я принимаю условия пользовательского соглашения на обработку моих данных