Магия 30-минутных совещаний

Не пропустите! Новая онлайн-мастерская: «Разработка предложения ценности, обеспечивающего конкурентное преимущество без скидок и демпинга»

1462791865_shutterstock_364265705

Пять лет назад, после того как меня постигло разочарование в связи с моими бесплодными попытками жонглировать несколькими действиями сразу, я попробовал эксперимент: в течение одной недели я был однозадачным и посмотрел, что получилось. Эксперимент все изменил к лучшему. Мои отношения улучшились, стресс растворился и производительность выросла. Я не нашел ни одного недостатка в фокусировке на одно дело, не отвлекаясь на другие.

Одним из побочных плюсов фокусировки на одной задаче стало почти невыносимое раздражение от пустой траты времени. В прошлом, разговаривая по телефону на незначительные темы, я просматривал электронную почту или занимался веб-серфингом. В моем однозадачном мире терпеть затянувшийся звонок, не отвлекаясь, стало очень тяжело. Зато я осознал, пожалуй, самое значительное, трансформирующее жизнь и бизнес откровение за последние пять лет: сжатие времени.

Есть один нюанс. Кое-что в моей жизни – ужин с друзьями, писательство, сон, свободное общение с семьей – заслуживают растянутого времени. Но остальное, например, большая часть встреч и тактических действий, только выиграют от сжатия времени.

Обычно мы планируем одночасовые интервалы времени. Зачем? Почему 1 час стал нашим стандартом времени, отведенным на совещания, телефонные звонки и встречи? Поскольку моя нетерпимость к потере времени выросла, я попробовал новый эксперимент: я сократил время, отводимое на некоторые виды деятельности, в два раза.

Я начал с самого простого. Раньше я тренировался в течение одного часа в день. Теперь я сократил время тренировки до 30 минут. Мои результаты – вес и физическое самочувствие – улучшились. Почему? Я стал заниматься гораздо интенсивнее (я знаю, что у меня всего 30 минут). Я правильнее питаюсь (я не надеюсь, что тренировка позволит мне сбросить вес). Я стал больше двигаться в течение дня (я не считаю, что тренировки достаточно для поддержания моей формы). И я никогда не пропускаю тренировки (найти 30 минут проще, чем 60).

Если у вас только половина времени на какую-то работу, вы очень хорошо понимаете, как вы используете это время. И очень сфокусированы на этом деле. Большинство моих телефонных звонков теперь занимают 30 минут или меньше. Мой подкаст теперь длится 15-20 минут. Даже многие из моих телефонных конференций с несколькими участниками длятся не более 30 минут. Люди, осознающие ограничение времени, во время звонка более вдумчиво относятся к своим словам и стараются не отвлекаться на посторонние темы.

Люди также внимательнее слушают. Мы понимаем, что стоит отвлечься, и мы потеряем нить разговора. И более активное участие, в конечном итоге, приносит больше удовольствия от процесса.

Самый больший и очевидный эффект от сжатия времени мы получили в коучинге для руководителей. Последние нескольких лет мы проводим все консультации в рамках 30-минутных сессий.

Главные преимущества очевидны: каждая сторона экономит время и деньги.

Но вот что менее очевидно: когда тренер и клиент оба знают, у них всего 30 минут, они включают повышенную передачу.

  • Клиенты не отменяют консультации. Так же, как в случае с моей тренировкой, людям гораздо проще выделить 30 минут, чем 60.
  • Никто не опаздывает. В 30-минутной беседе каждая минута на счету, и все это знают. Сессия запускается быстрее, так как стороны настроены на продуктивную работу, а не на разговоры.
  • Людей с гораздо большей вероятностью придут подготовленными. У них не будет времени на посторонние и необязательные разговоры. Клиенты знают, что они хотят получить, и готовят некоторые мысли заранее.
  • Давление времени усиливает фокус и внимание. Люди не пытаются за раз решить три проблемы; они ищут один лучший вариант или пытаются разрешить постоянное, непреодолимое препятствие. И они движутся к цели. Фокусировка приводит к успеху.
  • Тренеры становятся решительнее, и клиенты в большей степени готовы, что их будут подгоняться. Во время 30-минутной сессии тренеры не могут ходить вокруг да около. Они докапываются до истины быстрее, смелее прерывают клиента, и задают ему более провокационные вопросы.
  • Клиенты работают больше между сессиями. Я не знаю точно, почему это происходит. Но вот моя гипотеза: руководители всех уровней должны иметь высокую квалификацию для быстрого и эффективного получения решающего аргумента. Сжатые, сфокусированные коучинг-сессии оттачивают этот навык, позволяют сосредоточиться на наиболее важных проблемах и принять соответствующие меры.

Минусы? Я их не вижу.
Попробуйте сами. Сократите некоторые из ваших часовых совещаний до 30 минут. Затем рассмотрите эти три шага, как наиболее продуктивно использовать эти 30 минут:

  1. Прочитайте необходимые материалы заранее и скажите всем остальным сделать то же самое. Подумайте о своих вопросах и проблемах. Решите, что для вас важно, а что может подождать. Задайте себе главный вопрос: какой результат вам нужен?
  2. Выберите одну проблему, решение которой даст самый большой эффект, и потратьте все 30 минут на эту проблемы, тему или возможность. Начинайте точно в назначенное время, не ждите опоздавших и решительно удерживайте разговор в нужном русле. Выбросьте из головы все, что менее критично. Принимайте решения быстро, даже если они несовершенны. Продвинуться по одному вопросу гораздо полезнее, чем коснуться многих без заметного результата.
  3. Само по себе совещание еще ничего не значит. Важно то, что происходит после него. Оставьте, по крайней мере, последние пять минут, чтобы подвести итог обсуждения. Сформулируйте, что было ценно для достижения поставленной цели, и разъясните, каким образом вы будете оценивать успешность ваших дальнейших шагов.

Вы будете нуждаться в этом навыке «быстро добраться до решающего аргумента» и мужестве, чтобы использовать его, если вы собираетесь сжать ваше время. Вы должны быть смелыми и даже провокационными. Вы должны быть готовы перебивать и вмешиваться, чтобы целенаправленно двигаться к тому, что является наиболее важным. Вы должны закрыть глаза на вещи, которые на самом деле не имеют значения.

И вы должны быть полностью погружены в то, что вы делаете. Никакой многозадачности. Никакого обмена текстовыми сообщениями под столом. Никакого отвлечения внимания. Это ценно. В то время как такой подход побуждает к действию, он также отнимает много энергии на фокусировку, даже за короткий промежуток времени. Это тактика спринтера.

С другой стороны, когда вы сократите совещания и другие мероприятия в два раза, у вас останется гораздо больше времени, чтобы расслабиться во время ужина с друзьями, написать статью, выспаться и свободно проводить время с людьми, которых вы любите.

Автор: Питер Брегман (Peter Bregman)
Источник peterbregman.com


Подпишитесь на наши уникальные статьи по управлению бизнесом!

Журнал "Управляй будущим"
Я принимаю условия пользовательского соглашения на обработку моих данных