Личный канбан

Личный канбан

Часть 1: Почему списки задач не работают

Как техническому директору, мне приходится выполнять десятки задач в неделю. Некоторые из них большие, такие как разработка новой технологии, а другие – крошечные, например, просмотр резюме кандидатов или проверка последних отчетов об ошибках. Но все эти задачи должны быть выполнены. И мало того: каждый разговор, каждая встреча и каждое письмо могут привести к новым задачам. Поэтому для меня очень важно иметь систему отслеживания задач, которая гарантирует, что я не пропущу ни одной задачи и выполню их в срок.

Будучи менеджером по развитию уже более 12 лет, я опробовал несколько решений, пока наконец не нашел одно, которое меня устраивает уже четыре года.

В первой части я расскажу вам, почему списки задач (или todo) для меня не работают, во второй – почему работает личный канбан. В третьей части я покажу, как я использую личный канбан на практике и какие инструменты при этом использую.

Будьте осторожны: продуктивность – это очень личное, и то, что отлично работает для меня, может оказаться для вас бесполезным.

Почему Todo не работают

Вероятно, больше всего приложений существует как раз для планирования личного времени. Сотни – если не тысячи – продуктов спешат нам на помощь. Существуют приложения, ориентированные исключительно на списки задач, такие как todoist, и масса приложений, где эти списки является второстепенной функцией, как в Outlook. Но, по моему опыту, большинство из этих приложений подходят разве что для составления списков покупок.

Что делать сейчас?

Почему я так думаю? Списки не дают мне инструментов для фокусировки внимания на том, что важно в данный момент … по крайней мере, если вы планируете на очень ранней стадии – например, сразу, как только получаете задачу.

Чтобы понять это заявление, нам нужно взглянуть на инструменты, с помощью которых типичные приложения позволяют нам сузить наши списки. Естественно, я могу постоянно проверять весь свой список задач, но здесь мы сталкиваемся с проблемой, когда не видим леса за деревьями (прямо сейчас, когда я пишу эту статью, в моем списке находятся 65 задач, не считая нескольких подзадач). Так как я не хочу проходить по всему списку снова и снова, его нужно фильтровать. Большинство инструментов, по крайней мере, предоставляют некоторые предопределенные фильтры, такие как «Сегодня» или «В течение следующих 7 дней». Или даже вы получаете возможность создавать собственные фильтры, которые открывают новые возможности в зависимости от метаданных, которые вы можете добавить к своим задачам. Кажется, это здорово, не так ли? Так что здесь не так?

Проблема заключается в назначении даты завершения: для того, чтобы задачи появились в «Сегодня», мне нужно указать дату завершения. И поскольку я не хочу периодически проверять все задачи, я сразу же устанавливаю дату завершения при создании задачи.

Это полная противоположность «agile». Основополагающий принцип гибкой методологии заключается в том, чтобы отложить решение как можно дальше, просто потому, что чем больше пройдет времени, тем больше информации у меня будет, чтобы принять обоснованное решение.

Поскольку задачи различаются по объему, назначенная дата завершения является плохим индикатором, когда задача должна появиться на моем радаре. Если мне нужно просто позвонить по телефону в определенный день, тогда вполне нормально, если задача появится в назначенный день. Но если мне нужно составить спецификацию, которая может потребовать две недели моего времени, и соответствующая задача появится за 7 дней, будет уже слишком поздно.

В результате я обнаружил, что устанавливаю «тактические» сроки выполнения всех задач. Это были не даты реального завершения задач, вместо этого я указывал, когда задача должна появиться в моих фильтрах. Таким образом, на самом деле я устанавливал некую виртуальную дату.

Сюрприз!

Побочным эффектом установки «даты появления» является внезапность выскакивания задач в вашем списке (как чертик из табакерки). Вы думали, что уже все переделали, и с нетерпением ждете выходных, а затем – бум – в пятницу утром в списке внезапно выскакивает разработка спецификации-монстра, которую вы запланировали полгода назад.

Это может стать реальным разочарованием и демотиватором. В результате через какое-то время кажется, что список задач не помогает, а манипулирует вами.

Почти все

Обновление todo – это награда, которую мы получаем за нашу работу. Просто приятно ставить отметку о выполнении задаче и видеть, список становится короче. Я часто попадал в ситуацию, когда я работал над задачей целый день, и она было почти завершена, но требовалось, к примеру, получить обратную связь от сотрудника. В таких ситуациях у меня был выбор:

  • Оставьте задачу незавершенной до тех пор, пока я не получу обратную связь, и закончить свой рабочий день с ощущением, что ничего не сделал.
  • Завершить эту задачу и создать новую, в которой требуется лишь запросить обратную связь. Ну, от этого список задач не сократится – тоже не очень похоже на прогресс.
  • Завершить эту задачу, чтобы получить удовлетворение от тяжелого рабочего дня и ждать обратной связи от коллеги, что позволит действительно завершить задачу. (Мне остается просто надеяться, что коллега не забудет отправить обратную связь, потому что тогда задача так и останется недоделанной).

Выводы по Todo-спискам

Итак, после восьми лет использования списков задач, вот мои выводы:

Плюсы:

  • Они помогают мне не держать все в голове.
  • Они дают мне чувство уверенности, что я ничего не пропущу.

Минусы:

  • Чтобы использовать фильтры по датам, мне нужно подумать, когда я должен буду работать над задачей, уже при ее создании.
  • Сроки завершения задач превращаются в тактические «даты появления в списке», что совершенно неправильно и лишает меня возможности указать реальную дату завершения, хотя задача должна ее иметь.
  • Задачи, которые были назначены давно, внезапно выскакивают, как чертик из табакерки.
  • Склонность к завершению задач, которые почти (но не полностью) выполнены.

Ну, вот теперь можно начинать рассказывать про личный канбан.

Часть 2: Спасение – личный канбан

Давайте посмотрим, что такое персональный канбан, и как он может помочь. Я мог бы рассказать вам, как Тайчи Оно изобрел и представил kanban в 1947 году, чтобы оптимизировать производственную цепочку в Toyota, и что канбан был адаптирован для индустрии программного обеспечения в 2007 году Дэвидом Андерсоном, но это выходит за рамки этой статьи. И личный канбан на самом деле не канбан, так что история здесь не так важна.

Визуализация

По своей сути канбан занимается визуализацией текущего состояния дел. Идея такова: если я знаю текущее состояние, я могу принимать продуманные решения.

Визуализация основана на трех элементах:

  1. Одна карта представляет собой одну задачу.
  2. На доске канбан размещаются все карты.
  3. Доска разделяется на столбцы, и каждый столбец представляет состояние, в котором может находиться задача.

Самый левый столбец указывает начальное состояние и самый правый столбец – конечное состояние. Таким образом, по умолчанию новые карты создаются в левом столбце, и по мере продвижения задачи, они перемещаются по доске вправо.

Наша первая доска канбан

Давайте рассмотрим на простейшую доску канбан:

kanban1

Столбцы имеют следующие значения:

  • Backlog: Задачи, которые мы должны выполнить.
  • In Progress: Задачи, над которыми мы в настоящее время работаем.
  • Выполнено: Наши законченные задачи.

Это выглядит довольно банально. Но дает ли даже эта простая форма канбан преимущество перед простым списком задач? Да, конечно:

  1. В нашем предыдущем списке задач (todo) мы могли различать только выполненные и невыполненные задачи. В канбан-панели дополнительно перечислены задачи, над которыми мы в настоящее время работаем.
  2. Столбец «Выполнено» дает нам обзор того, что мы сделали. Больше не нужно выходя из офиса спрашивать себя, чем мы занимались весь день.

Все уже настроено: если у вас есть любая учебная доска и стикеры, вы можете сразу приступать. Если вы хотите носить свою «доску» с собой, просто расчертите разворот страниц в своем блокноте и используйте крошечные стикеры.

Заблокированные задачи

Давайте сделаем еще один шаг. Одна из наших проблем с todo-списками заключалась в том, что мы не знали, как поступать с задачами, в которых наша часть работы была выполнена, но мы ожидаем завершение от других участников. Так что давайте добавим в нашу доску канбан новый столбец «Ожидание»:

kanban2

Если вы закончили свою часть работы и ждете ее завершения от своих коллег, просто переместите задачу в этот новый столбец. Теперь вы можете переместить задачу вправо – это уже похоже на прогресс, но тем не менее у вас есть четкое напоминание о том, что вы кого-то ожидаете, и задачу еще нужно закончить.

Всякий раз, когда в столбце «В работе» пусто, вы должны сначала взглянуть в колонку «Ожидание» и проверить, все ли задачи в ней еще ждут завершения. Прежде чем брать новую задачу, стоит завершить задачу из «Ожидания»: всегда лучше одна задача в работе, чем две.

Планирование

Наша основная проблема со списками состоит в том, что они плохо помогают при планировании. Наша текущая доска канбан также не окажет нам никакой помощи: у нас есть только один столбец с полным списком ожидающих задач, и каждый раз нужно проверять их все, чтобы выбрать новую задачу.

Для решения этой проблемы добавим новый столбец «Today» («Сегодня») на нашу доску:

kanban3

Теперь каждое утро мы можем просканировать нашу колонку Backlog и переместить из нее в колонку «Сегодня» те карты, с которыми мы планируем сегодня поработать. В течение дня нам больше не нужно смотреть на полный список задач, и мы можем сфокусироваться только на том, что мы запланировали на сегодняшний день.

Чтобы не рассматривать колонку «Backlog» каждое утро, мы можем еще больше улучшить нашу доску:

kanban4

Наша окончательная вытягивающая схема работы теперь выглядит следующим образом:

  • Каждое утро вы перемещаете задачи из колонки «На этой неделе» в колонку «Сегодня».
  • Каждый понедельник вы перемещаете задачи из колонки «В этом месяце» в колонку «На этой неделе».
  • Каждый 1-й день месяца вы перемещаете задачи из колонки «В этом году» в колонку «В этом месяце».
  • Каждый первый рабочий день нового года вы перемещаете задачи из колонки «Backlog» в колонку «В этом году».
  • Каждую пятницу я очищаю колонку «Готово». Это дает мне хорошее представление о том, что я сделал на этой неделе.

Будьте креативны

Персональный канбан – это ваше и только ваше средство повышения производительности. Так что настройте доску так, как будет эффективнее для вас. Вот несколько идей:

  • Если у вас нет регулярных ежемесячных задач, вы можете сделать столбец «Следующие 4 недели» вместо столбца «В этом месяце».
  • Если столбцы «В этом году» и «Backlog» в основном пустуют, уберите столбец «В этом году».
  • Когда приближается отпуск, я создаю колонку «До отпуска» слева от колонки «На этой неделе», где я собираю задачи, которые обязательно нужно сделать до отпуска.
  • Поставьте на карту дату завершения, чтобы выделить задачи, которые должны быть завершены к определенному сроку. Это поможет вам при планировании.

Выводы

Персональный канбан подойдет не всем, так как он требует регулярной работы с доской. Если у вас мало задач, возможно, вам лучше подойдут простые инструменты с напоминаниями. Но если вы похожи на меня и каждый день должны заниматься множеством различных задач, персональный канбан может вам помочь. Он предоставляет удобный инструмент для планирования и отслеживания всех ваших задач. Он помогает вам сфокусироваться на том, что важно сейчас, и при этом вы всегда видите все задачи, чтобы избежать сюрпризов. И в качестве бонуса вы получаете хорошее представление о выполненной работе, просто глянув на столбец «Готово».

В следующей части я покажу вам, какие инструменты я использую для работы с личным канбан на практике, и как они еще больше повышают его ценность.

Автор: Sven Wiegand

Источник