Мы хотели бы верить, что раз уж мы сделали все предыдущие шаги, теперь наша инвентаризация будет точной — никаких «недостач» и «пересортицы». Не обязательно. Вам придется рассчитать инвентарный цикл для различных товаров, чтобы обеспечить точность 24/7. До сих пор некоторые организации обходятся одной-единственной инвентаризацией в конце новогодних праздников.
Результатом обычно является гора найденных несоответствий, часть которых переходит из года в года, потому что руководство никак не может решить, что с этим делать. Надо бы списать и выбросить, а жалко, вдруг пригодится. Не позволяйте захламлять ваш склад!
Иногда цикл счета делают с разбивкой по классификации ABC. Например, товары категории A считают ежемесячно, B – ежеквартально, C – 1 или 2 раза в год. Иногда каждый раз проводят полную инвентаризацию, но не за один раз, а просто продолжают на следующий день с того места, где остановились вчера. Все зависит от специфики вашего склада. Конечно, применение мобильных устройств штрихового учета здорово облегчит проведение регулярных инвентаризаций склада.
Аудит
Вы должны регулярно проводить внутренний аудит (проверку) своей СМК. Проверки могут быть плановые, по утвержденному графику, и внеплановые. В ходе проверки аудитор должен получить информацию, на основе которой можно будет сделать выводы:
- о состоянии проверяемого объекта (процесс, процедура, продукция);
- наличии и применении сотрудниками «Положения о подразделении», должностных инструкций и документации по работе склада;
- соответствие работы, выполняемой сотрудниками, разработанным стандартам и документации.
Если выявлены несоответствия, необходимо исправить их — провести коррекцию. Заводится лист несоответствий, в котором определяется причина несоответствия, предлагаются мероприятия (корректирующие действия и предупреждающие действия) по устранению причины, назначаются сроки исполнения мероприятий и ответственный руководитель.
Дополнительные рекомендации
Ниже приводятся некоторые дополнительные предложения, которые могут помочь.
Кто управляет запасами
Это особенно актуально для производственных предприятий, где приоритетами рабочих, грузчиков, водителей, контролеров ОТК и руководителей производства является выполнение производственного графика, поддержание оборудования в рабочем состоянии и обеспечение качества продукции. Точность учета никогда не будет главной обязанностью для этих людей. После того как вы пришли к пониманию этого, легко видеть преимущества передачи операций по погрузке-разгрузке и приемке товаров в руки людей, основной обязанностью которого является учет и хранение. Кроме того, должно быть ограничено количество людей, имеющих доступ на склад.
Контроль текучести кадров
Да, это легче сказать, чем выполнить. Вы потратили время (и деньги) на их обучение, и теперь желательно сохранить их. Если процессы и процедуры у вас под контролем, вы обнаружите, что именно новые сотрудники станут вашими главными источниками ошибок. Опыт показывает, что новый сотрудник обычно делает в 2-5 раз больше ошибок, чем проработавший один год, и в 5-10 раз больше ошибок, чем проработавший пять лет.
С другой стороны, если вы не обучаете своих сотрудников и не мониторите свои процессы, ваши «пятилетние» сотрудники могут делать столько же ошибок, как и новички.
Не бойтесь делать проверки на местах
Некоторые люди считают, что проверка и перепроверка работы свидетельствует о недоверии к ним руководства. Но, повторимся, все делают ошибки. Если вы обнаружите, что ошибки повторяются в одном и том же месте или цена ошибки может быть велика, рассмотрите вопрос о дополнительной проверки на месте. Если груз очень дорогой, лучше сразу выделить дополнительных людей для наблюдения за погрузкой/разгрузкой и пересчета.
Складские помещения и оборудование
Как и где вы храните товары, имеет важнейшее влияние на точность учета. Переполненные неорганизованных зоны на складе становятся «черными дырами», в которых пропадают товары. Переполненные зоны являются причиной повреждений товаров. Кроме того, высокая плотность хранения очень осложняет доступ для проведение инвентаризаций. Поддержание надлежащей маркировки оборудования, освещения полок и товаров облегчает поиск нужного товара, экономит время и, таким образом, повышает точность учета.
Стеллажам, полкам, ячейкам и ящикам вы можете присвоить свои идентификационные номера, которые вместе складываются в адрес места хранения. Этот адрес вписывается в данные о товаре в компьютерной системе учета, а маркировка на видном месте наносится на складское оборудование. Это позволит легко отыскать нужный товар даже новому сотруднику. Кроме того, эти данные можно использовать в системе шрихового кодирования для облегчения формирования партий сборных грузов.
Простая логика подсказывает, что самый ходовой товар должен храниться поближе, а тяжелый — пониже. Это может серьезно экономить силы и время ваших работников.
Если на вашем складе есть один незаменимый кладовщик Петрович, единственный, кто может быстро отыскать нужную вещь, значит, у вас просто нет никакой системы хранения и учета.
Знайте свою систему учета запасов
Компьютерные системы регулярно обвиняют в вещах, которые, как правило, оказываются следствием человеческих ошибок. Однако, технические сбои могут стать источником проблем. Поэтому техника должна получать необходимое техническое обслуживание.
Преимуществом использования специализированных программ складского учета является большой объем информации, которую вы можете извлечь из вашей системы. Сегодня популярные системы учета очень сложны и содержат гораздо больше возможностей, чем необходимо большинству пользователей. Поэтому важно настроить и оптимизировать систему для удовлетворения потребностей своего бизнеса.
Итоги
Повышение точности учета непосредственно связано с количеством затраченных усилий. Создание хороших процессов и процедур порождает у сотрудников привычку в точности следовать им. Когда вся организация получает эту привычку, она начинает улучшать себя сама.
Автор: Dave Piasecki
Источник
Книга в подарок
Опубликована наша книга «Прорыв. Единственный путь развития бизнеса». Это бизнес-роман о производственном предприятии, столкнувшимся с «потолком» в своем развитии. Для прорыва в развитии руководству и персоналу приходится преодолеть собственные, выстраданные на опыте, но устаревшие убеждения. Читателю предлагается пройти через этот прорыв вместе с героями. Вы увидите трудности такой трансформации, осознаете природу сопротивления изменениям и реальный путь к таким изменениям.
Подпишись на наш Telegram-канал и получи книгу в подарок!
Telegram
VKontakte