Не позволяйте другим тратить ваше время

Не пропустите! Новый тренинг «Применение методики SCRUM для организации командной работы»

Не позволяйте другим тратить ваше время

Мы все слишком заняты, проводя дни в беспрерывных совещаниях, а ночи — в лихорадочных ответах на электронные письма. (Профессор Wharton Адам Грант сказал мне, что в «среднестатистический день» он проводит 3-4 часа, отвечая на письма.)

Вот почему люди, которые впустую тратят наше время, стали бичом современной деловой жизни, снижая нашу производительность и портя нам настроение.

Иногда этого трудно избежать, особенно когда расточитель времени — ваш босс. Один друг вспоминал своего руководителя, который под предлогом совещаний просто подолгу рассказывал истории о своих студенческих годах и наказывал любого, кто пытался уйти, чтобы заняться своей работой. Но в большинстве ситуаций вы можете принять меры, чтобы восстановить контроль над своим временем и графиком. Вот как.

Установите свой предпочтительный способ связи

В течение многих лет поколение двухтысячных сторонилось телефонных звонков, но все же у большинства есть свои предпочтения по способу связи. Регина Уолтон, менеджер по СМИ и социальным медиа, сказала мне, что она тоже ненавидит говорить по телефону. Во-первых, это привычка многолетней удаленной работы. Во-вторых, электронная почта почти всегда предпочтительней для нее, так как «я могу ответить, когда у меня есть время и, как правило, я отвечаю очень быстро». Вы часто можете снять напряжение (и преследование через несколько каналов связи), заранее проинформировав коллег о предпочтительном способе связи с вами, будь то телефонные звонки, электронные письма или даже твиты.

Требуйте повестку дня для заседаний

На бессмысленные или беспорядочные встречи приходится непропорционально большая часть утечки времени на рабочем месте. Вот решение: настаивайте на получении повестки дня, прежде чем принять участие в любом заседании. «Чтобы гарантировать, что я могу внести свой вклад в полном объеме». Вы можете подать пример, написав программу для любой встречи, и поделиться со всеми своим шаблоном. В самом деле, можно предложить установить для компании лучшие практики, такие как предварительная рассылка по электронной почте новостей и проектов решений, которые должны быть приняты на предстоящим собрании. «Обсудить стратегию роста» – слишком расплывчатый и, возможно, непродуктивный пункт повестки дня. А вот формулировка «Принять решение, следует ли открыть офис в Тампа» поможет вести разговор гораздо конструктивнее.

Проверьте списки приглашенных

Встречи также бесполезны, когда список приглашенных не был продуман, наполнен не относящимися к делу людьми, и в нем отсутствуют лица, принимающие запланированные решения. Если вас пригласили на встречу, задайте два важных вопроса. Во-первых, а нужен ли я там? Глядя на повестку дня (которой, по вашему настоянию, вас обеспечили), вы можете оценить, будет ли ваш вклад ценным, или вы можете просто узнать результаты позже. Во-вторых, будут ли там присутствовать нужные люди? Если вы теоретически примете решение об открытии офиса в Тампа, а исполнительный директор по Южному направлению не будет присутствовать, то, скорее всего, вам придется повторить весь процесс еще раз для него. Убедитесь, что вы понимаете, кто реально принимает решения, и не тратьте свое и чужое время, пока ЛПР не смогут участвовать.

Заставьте других подготовиться

Мы все надеемся и ожидаем, что другие будут готовиться к встрече с нами. Удивительно, но часто они этого не делают. Даже когда они сами инициировали встречу, они, возможно, не сделали необходимые исследования и будут тратить наше время элементарными вопросами, ответы на которые они могли бы легко найти в поисковой системе Google. Что не допустить такой ситуации, мы должны заставить других готовиться заранее. «Заставить» является жестким словом, и оно выбрано намеренно: потому что подготовка необременительна для людей, которые подготовились бы все равно, но эффективно отсеивает нерадивых. Дебби Горовиц, специалист в Google+ Hangouts, которая ведет начальные стратегические сессии, уже давно заметила, что некоторые люди злоупотребляют созданием ненужных дискуссий.

Она создала новую политику: «Каждый, кто хочет позвонить / пообщаться со мной в чате, должен заполнить заявку с конкретными вопросами, о чем пойдет речь. Теперь, когда я установила свои границы и ожидания людей, с которыми я работаю, мне стало гораздо проще контролировать свое время. Кроме того, когда люди запрашивают мою консультацию, я сначала отправляю им документ со ссылками на статьи, которые я написала о сфере их интересов (как стать консультантом или спикером, перезапустить свою карьеру и т. д.), и с просьбой вернуться к общению, после того как они прочтут их, если у них все еще останутся вопросы. Большинство уже не возвращаются. И это хорошо, потому что я хочу говорить только с людьми, которые действительно заинтересованы и обязательны».

Столкнетесь ли вы с ответной реакцией на ужесточение правил и установление четких границы вокруг своего времени? Неизбежно. Но вы также можете обнаружить, что люди начинают уважать вас — и ваше время — намного больше. Большинство из нас хотели бы лучше контролировать свой график. Если вы готовы принять эти умные политики (например, требование обязательной повестки дня), действуйте — это принесет пользу всем. Но это не должно выглядеть исключительно как защита ваших личных интересов («У меня нет времени на эту ерунду»). Вместо этого вы должны продемонстрировать свою приверженности компании и вашей общей цели («Я хочу убедиться, что все мы максимально продуктивны, вот почему так важно уважать время друг друга»). В конце концов, против этого аргумента трудно возразить.

Автор Дори Кларк (Dorie Clark)

Источник blogs.hbr.org


Подпишитесь на наши уникальные статьи по управлению бизнесом!

Журнал "Управляй будущим"
Я принимаю условия пользовательского соглашения на обработку моих данных