Возникли проблемы с инвентаризацией? Внедрение таких технологий, как системы штрихового кодирования, RFID, Pick-to-Light, часто предлагается как решение проблемы неточного учета складских запасов. Если должным образом реализовать эти технологии, можно сократить количество ошибок.
Однако, ни одна из них не позволит устранить все ошибки. А плохо реализованная система может даже ухудшить ситуацию. Поэтому, прежде чем тратиться дополнительные системы, вы должны начать с основ — с приведения в порядок своей системы менеджмента качества (СМК).
Основы
- Складская политика
- Описание бизнес-процессов
- Процедура документирования
- Обучение персонала
- Тестирование сотрудников
- Мониторинг процессов на соответствие
- Установление стандартов
- Отслеживание точности
- Ответственность
- Считайте!
- Аудит
Нет ничего революционного в этом списке «Основы». Это просто ряд шагов, которые определяют процесс достижения более высоких уровней точного учета запасов. Ваш успех или неудача будет зависеть от конкретной реализации этих шагов. Это не то, что делается в спешке. Последствия могут быть разрушительными в долгосрочной перспективе, так как успех этого плана требует совместных усилий многих людей в вашей организации. Если ваша первая попытка окажется неудачной, будет труднее получить высокий уровень сотрудничества в следующий раза. Потратьте время и сделайте это правильно.
Складская политика
Поддержание точности учета должно быть неотъемлемой частью складской политики организации. Как качество обслуживания клиентов и безопасности склада, точность должна быть на ответственности каждого. Это должно начинаться на самом высоком уровне руководства.
Описание процесса
Вы будете вынуждены упорно бороться, чтобы добиться хоть какого-нибудь прогресса, если вы четко не опишете в СМК организации процессы, которые влияют на управление складом. При описании процессов, вы должны искать возможности для совершения ошибок и внесение изменений для устранения или уменьшения их. Даже самые аккуратный сотрудник делает ошибки, поэтому необходимо предусмотреть формальные проверки на месте критических операций. Опросите как можно больше людей, вовлеченных в эту работу, чтобы иметь полное и точное представление о процессах. Все, что вы пропустили на этом этапе, позже потребует описания новых процедур и дополнительного обучения сотрудников. Поэтому еще раз: «Не торопитесь и сделайте это правильно».
Процедура документирования
Процедура, описанная на этом этапе, не должна ограничиваться вопросами точности инвентаризации, она должна описывать весь порядок, включая качество, физические аспекты и безопасность.
Эта документация должна быть четкой и всеобъемлющей, насколько это возможно. Документация должна быть написана для конкретной задачи для конкретной должности. Она должна включать в себя все, что работник должен знать, чтобы выполнить эту задачу и ничего больше. Например, если ответственность сотрудника в том, чтобы сообщать руководителю о любых расхождениях, это все, что должно быть указано для этого сотрудника, даже если есть другие дополнительные процедуры в отношении несоответствия.
Процедуры должны также включать в себя правильный метод для заполнения и обработки документов, последовательность и сроки ввода данных и любые проверки, которые должны быть выполнены. Если есть какие-либо исключения в порядке заполнения документации, они должны быть указаны в документе, т.к. недокументированные исключения снизят эффективность процедуры.
Будьте реалистичны, процедуры не «список пожеланий», это документы с требованиями для конкретной задачи. Вы должны быть готовы обеспечить соблюдение всех процедур. После того как вы завершили с документацией, я предлагаю вам сначала распределить процедуры между несколькими ключевыми сотрудниками, а затем взять пару недель для вас и этих сотрудников для контроля текущих операций, чтобы выявить, если что-то было упущено или если что-то описано неправильно. После этого, процедуры должны быть официально введены в действие и распространяться на всех работников.
Обучение персонала
Выдача описания процедуры «под роспись» не является обучением персонала. Важно пройти все процедуры с группами сотрудников. Потратьте столько времени, сколько необходимо, чтобы убедиться, что все они имеют полное понимание процедуры. Дайте ясно понять, что следование процедуре является единственным способом для выполнения их работы. Если Вы сделали свою работу по описанию процессов и документированию процедур правильно, вы не должны столкнуться с сюрпризами во время обучения.
Постарайтесь воздержаться от внесения изменений или исключений в документацию на данном этапе (если обнаружится ошибка). Изменения в последнюю минуту или новые исключения вызовут путаницу и снизят ценность документов. В процедуры можно и нужно вносить необходимые изменения. Установите график для публикации и введения в действие изменений (раз в квартал или полгода). Частые изменения в процедуры, как правило, вызывают путаницу и затрудняет соблюдение предписаний.
Тестирование сотрудников
Необходимо проводить тестирование сотрудников на знание процедуры. Это единственный способ узнать, понимают ли они их (или даже читали ли они их). Будьте готовы, что тестирование испугает ваших сотрудников. Не делайте тесты слишком сложными. Предложите им несколько вопросов с возможностью выбора готовых вариантов ответа. Вам также может понадобиться тестирование, которое требует от работника практического выполнения некоторых работ. Полезно повторно вносить в тест вопросы, с которыми были проблемы в прошлом. Но не должно быть никаких штрафов за неправильные ответы. Любой неправильный ответ на вопрос должен обсуждаться с этим сотрудником, чтобы он понял правильный ответ. Возможно, потребуется принять дополнительные меры для проведения устного тестирования работников с недостаточными навыками чтения или знания языка.
Мониторинг процессов на соответствие
Вы должны сразу начать мониторинг процессов на соответствие процедурам. Любые действия, которые не соответствуют письменной процедуре, должны быть решены немедленно ответственным работником. Как отмечалось ранее, письменные процедуры являются единственным способом для выполнения работы. Предоставление работникам права «сделать это по-своему» (даже если их вариант является лучшим) сделает невозможным обеспечить соблюдение инструкций по другим вопросам, а также создаст проблемы при внесении изменений в процессы. Если у них есть лучший способ, после внесения изменений в установленном порядке, он станет «единственным способом».
Установление стандартов
Полезно устанавливать производственные стандарты точности, когда это возможно. Сделайте исследование, чтобы обеспечить стандарты достаточно высокими, но все еще достижимыми. Вы должны обеспечить соблюдение этих стандартов, что крайне важно, чтобы настроить их правильно. Если вы сомневаетесь, установите стандарты ниже, вы всегда можете увеличить их позже. Если вы установите их слишком высоко, вы поставите себя в затруднительное положение, когда дело дойдет до их реализации. Стандарты должны быть установлены для конкретной задачи. Установление стандартов требует слежения за точностью и производительностью выполняемых задач. Это делает стандарт более жизнеспособным, если у вас есть несколько людей, выполняющих одинаковые задачи.
Отслеживание точности
Точность должна всегда быть измерена в процентах от общего числа транзакций. Отслеживание точности в виде количества ошибок ставит ваших более продуктивных работников в невыгодное положение. Кроме того, на организационном уровне такие показатели могут быть искажены из-за вариативности (например, сезонности) бизнеса.
Информация должна доводиться до персонала в позитивном ключе, это важный инструмент для улучшение процессов и людей. Простое отслеживание показателей и передача этой информации сотрудникам позволяет немедленно сокращать ошибки, даже если стандарты не установлены. Дело в том, что все мы хотим быть точными. Проблема в том, все мы думаем, что мы точны, и это всегда другой человек делает все ошибки.
Ответственность
Люди должны нести ответственность за следование документированным процедурам. Вы потратили время, чтобы задокументировать процедуры, обеспечить обучение и тестирование. Если кто-то не работает в соответствии с процедурами, к нему должны применяться соответствующие дисциплинарные меры. Это очень просто. Вы можете быть удивлены, как много всего один человек, не следующий процедуре, может испортить. Если ваши сотрудники не несут ответственности, вы напрасно проделали все предыдущие этапы. Ошибки иногда делает каждый. Однако, ошибка не должна быть последствием сознательного решения работника сделать свою работу вопреки процедуре.
Автор: Dave Piasecki
Источник
Книга в подарок
Опубликована наша книга «Прорыв. Единственный путь развития бизнеса». Это бизнес-роман о производственном предприятии, столкнувшимся с «потолком» в своем развитии. Для прорыва в развитии руководству и персоналу приходится преодолеть собственные, выстраданные на опыте, но устаревшие убеждения. Читателю предлагается пройти через этот прорыв вместе с героями. Вы увидите трудности такой трансформации, осознаете природу сопротивления изменениям и реальный путь к таким изменениям.
Подпишись на наш Telegram-канал и получи книгу в подарок!
Telegram
VKontakte