12 советов по созданию мощного делового письма

12 советов по созданию мощного делового письма

В мире, где доминируют электронная почта и социальные сети, ваш успех прямо пропорционален способности влиять на других людей через тексты. Вот некоторые образцы деловых писем из реальной жизни с моими комментариями.

Прорыв

Книга в подарок

Опубликована наша книга «Прорыв. Единственный путь развития бизнеса». Это бизнес-роман о производственном предприятии, столкнувшимся с «потолком» в своем развитии. Для прорыва в развитии руководству и персоналу приходится преодолеть собственные, выстраданные на опыте, но устаревшие убеждения. Читателю предлагается пройти через этот прорыв вместе с героями. Вы увидите трудности такой трансформации, осознаете природу сопротивления изменениям и реальный путь к таким изменениям.
Подпишись на наш Telegram-канал и получи книгу в подарок!

1. Поставьте выводы в начале

timeЛюди сегодня слишком заняты, чтобы вникать в ваши мыслительные процессы. Вы им нужны только для того, чтобы они могли получать электронные письма из двух предложений.

Неправильно: «В этой статье мы будем исследовать потенциальное воздействие корректирующего тренинга по продажам на отношения между покупателями и продавцами. Во-первых, давайте обсудим начальные посылки, которые представлены в нашем исследовании».

Правильно: «Если мы не финансируем программу обучения по ABS-продажам, наши продажи будут падать».

2. Не будьте безличными

manСильное деловое письмо укрепляет отношения. Но как можно иметь отношения с тем, кого вы не знаете или кто пишет бла-бла-бла?

Неправильно: «Цели этой организации включают повышение морального духа, а также общую удовлетворенность работой».

Правильно: «Я хочу получать удовольствие от работы здесь. И могу поспорить, что вы тоже».

3. Дайте конкретные примеры, а не абстрактные понятия

diagramВ то время как абстрактные понятия имеют ценность, они трудны для понимания, если не проиллюстрированы конкретными примерами.

Неправильно: «Способность к сотрудничеству между отделами продаж и маркетинга имеет решающее значение для устойчивого роста доходов».

Правильно: «На днях мы потеряли важного клиента, потому что наши коммерческое и маркетинговое сообщения расходятся».

4. Обращайтесь к эмоциям, не только к интеллекту

cupЛюди часто принимают решения на основе своих эмоций, а затем находят интеллектуальные причины для оправдания этого решения.

Неправильно: «Наши данные показывают, что 10% наших возможных продаж теряются из-за отсутствия постоянных усилий в области конкурентного анализа и сравнения».

Правильно: «Все очень любят выигрывать заказы. Поэтому мы очень боимся, что дело дойдет до выяснения, почему мы потеряли сделку».

5. Используйте яркие формулировки, а не клише

ideaИспользование лишенных воображения штампов или бородатых метафор приводит к тому, что ваше письмо игнорируется.

Неправильно: «Это направление деятельности требует нестандартного мышления».

Правильно: «Если у вас есть идея, но вы боитесь, что она сырая, давайте рассмотрим ее в любом случае».

6. Не повторяйтесь

treeПовторение добавляет объем вашему письму, не добавляя содержания. Оно размывает ваше сообщение и притупляет акцент, который вы пытались сделать.

Неправильно: «Эта тренировочная программа создана для обучения, чтобы вы смогли научиться лучшим трюкам, советам, приемам и навыкам для каждого этапа рыночного процесса».

Правильно: «Это программа для обучения лучшим маркетинговым трюкам».

7. Будьте кратки, а не скучны

lampНекоторые деловые люди, кажется, думают, что им платят построчно, как писателям-фантастам 1930-х годов. («Неправильный» пример ниже создан не автоматическим генератором корпоративного жаргона. Это реальный документ!)

Неправильно: «Для того, чтобы сосредоточить внимание на внешнем объекте, мы должны сосредоточиться как внешне, так и внутренне (заказ клиента и получение внутреннего соглашение необходимо), при внутреннем сотрудничестве с общим фокусом / целями заинтересованных сторон, ответственных за конечные результаты бизнеса…».

Правильно: «Мы должны оценить, насколько хорошо это работает».

8. Фокусируйтесь на уникальном, а не общем

molotokЕсли вы говорите то же самое, что и все остальные, кому это нужно?

Неправильно: «Наши B2B сервисы увеличивают объем продажи и сокращают расходы».

Правильно: «Наши клиенты часто удваивают свою прибыль. Ни один другой поставщик не сможет этого сделать».

9. Используйте существительные и глаголы, а не прилагательные или наречия

flagПрилагательные и наречия ослабляют ваше письмо, особенно, когда вы пытаетесь использовать их для украшения бессмысленной фразы.

Неправильно: «У нас есть захватывающий, совершенно новый продукт, который будет легко и быстро решать наиболее сложные проблемы процесса продаж».

Правильно: «Этот продукт поможет вам превратить потенциальных клиентов в покупателей за меньшее время».

10. Расскажите историю, чтобы подчеркнуть ключевые факты

storyЛюди примеряют истории на себя, а затем вспоминают эти истории еще долго после того, как факты выскользнут из памяти.

Неправильно: «Исследования показывают, что некоторые офисные работники тратят 40% своего времени на создание и ответы на внутренние электронные письма».

Правильно: «Сегодня утром я открыл Outlook и обнаружил 237 новых сообщений. 237! Вот и мне интересно, как, черт возьми, я должен разгребать весь этот мусор и еще заниматься своей работой?!».

11. Используйте простые слова, а не жаргон

upИспользование ненужных длинных слов или технического жаргона не делает ваше письмо умнее. Вы просто выглядите как остряк-самоучка.

Неправильно: «Средства доступа к сетевой инфраструктуре 802.11 в настоящее время полностью внедрены и уже доступны для использования на рабочем месте».

Правильно: «Теперь вы можете пользоваться Wi-Fi в этом здании».

12. Представляйте факты, а не мнение

factЕсли кто-то не знает вас лично или заочно, ваше мнение не будет для него убедительным. Напротив, оно, как правило, вызывает внутренний протест.

Неправильно: «Мы предоставляем лучший сервис и самый надежный продукт, а наши продавцы самые дружелюбные».

Правильно: «Мы дважды получили награду XYZ за лучший сервис».

Автор: Джеффри Джеймс (Geoffrey James)
Источник